Decyzja o wdrożeniu ERP to inwestycja – i to nie tylko finansowa. Zanim podpiszesz umowę, warto dokładnie zrozumieć, od czego zależy koszt wdrożenia oprogramowania ERP, co się na niego składa i na co szczególnie uważać, by nie przepłacić.

ERP to nie tylko koszt licencji

Wbrew pozorom, koszt samego oprogramowania to tylko ułamek całkowitych wydatków. Na pełne wdrożenie składają się m.in.:

  • zakup licencji (lub subskrypcji, jeśli ERP jest w chmurze),

  • analiza przedwdrożeniowa i projekt funkcjonalny,

  • konfiguracja systemu,

  • dostosowanie modułów do specyfiki firmy (customizacja),

  • migracja danych ze starych systemów,

  • integracje z innymi narzędziami (np. e-commerce, CRM, bankowość),

  • testowanie i uruchomienie systemu,

  • szkolenia pracowników,

  • wsparcie powdrożeniowe i serwis.

Od czego zależy koszt wdrożenia ERP?

1. Wielkość firmy i liczba użytkowników

Im więcej użytkowników potrzebuje dostępu do systemu, tym więcej licencji (lub stanowisk) trzeba zakupić. Niektóre systemy ERP mają elastyczny model cenowy, inne – sztywne pakiety.

2. Zakres funkcjonalny systemu

Podstawowe moduły (księgowość, magazyn, sprzedaż) kosztują mniej niż rozbudowane rozwiązania (np. produkcja, planowanie zasobów, controlling). Im więcej modułów – tym wyższy koszt.

3. Model wdrożenia: chmura vs. lokalna instalacja

Wersje chmurowe (SaaS) mają niższy próg wejścia i rozliczane są zwykle abonamentowo. Lokalne wdrożenia (on-premise) wymagają większych nakładów na start – serwery, instalacja, licencje, bezpieczeństwo.

4. Stopień dostosowania do specyfiki firmy

Firmy z nietypowymi procesami (np. produkcja na zamówienie, usługi abonamentowe, złożone struktury organizacyjne) często wymagają dodatkowej konfiguracji i integracji, co zwiększa koszt.

5. Dostawca systemu i jego doświadczenie

Ceny usług wdrożeniowych mogą się różnić nawet kilkukrotnie, w zależności od wybranego partnera. Renomowani dostawcy ERP, jak np. partnerzy Comarch, oferują nie tylko wdrożenie, ale też doradztwo strategiczne i długoterminowe wsparcie.

Przykładowe widełki cenowe

  • Małe firmy – od ok. 20 000 zł netto (proste systemy, np. Comarch ERP XT),

  • Średnie przedsiębiorstwa – od 50 000 do 150 000 zł,

  • Duże organizacje – powyżej 200 000 zł, nierzadko przekraczające 500 000 zł w przypadku zaawansowanych rozwiązań branżowych i wielooddziałowych.

Warto pamiętać, że zgodnie z interpretacjami podatkowymi, np. KIS 0111-KDIB1-1.4010.708.2022.1.SH, część kosztów wdrożenia można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale inne trzeba rozliczać jako wartości niematerialne i prawne – czyli amortyzować w czasie.

Ukryte koszty – na co uważać?

  • Brak precyzyjnej analizy przedwdrożeniowej – skutkuje ciągłymi zmianami i dodatkowymi kosztami w trakcie projektu.

  • Niedoszacowane szkolenia i wsparcie – nieprzygotowany zespół = spadek efektywności.

  • Zmiany zakresu w trakcie wdrożenia – tzw. scope creep może podwoić budżet.

  • Brak jasnych zasad rozliczeń z dostawcą – np. czy koszty integracji są wliczone?

Jak kontrolować budżet?

  • Pracuj etapowo – zaplanuj wdrożenie w modułach.

  • Zadbaj o dobrą analizę przed podpisaniem umowy.

  • Wybieraj doświadczonych partnerów z transparentnym cennikiem.

  • Zapytaj o referencje i realne scenariusze wdrożeniowe w firmach podobnych do Twojej.

 

Planujesz wdrożenie ERP, ale nie wiesz, od czego zacząć?

Skontaktuj się z nami – w Telemain nie tylko wdrażamy systemy ERP, ale przede wszystkim doradzamy, jak zrobić to mądrze, etapowo i bez nieprzyjemnych niespodzianek w budżecie. Pomożemy Ci dobrać rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej firmy i przejść przez cały proces wdrożenia – od analizy po wsparcie powdrożeniowe.

Powiązany artykuł