Wdrożenie ERP to projekt, który może zadecydować o sukcesie (lub kryzysie) operacyjnym firmy. Nawet najlepszy system i kompetentny dostawca nie zagwarantują powodzenia, jeśli umowa wdrożenia oprogramowania ERP nie będzie jasno i precyzyjnie określała obowiązków, zakresu oraz warunków współpracy. Poniżej znajdziesz listę najważniejszych elementów, które powinna zawierać dobrze skonstruowana umowa.

1. Zakres prac – bez niedomówień

Podstawą każdej umowy jest szczegółowy opis zakresu projektu. Ustal, jakie moduły i funkcje będą wdrażane, ile obejmuje to użytkowników, jakie integracje są wymagane, a także czy planowana jest migracja danych lub customizacja systemu.

Uwaga: unikaj ogólników typu „wdrożenie systemu ERP”, bo mogą prowadzić do nieporozumień i dodatkowych kosztów.

2. Harmonogram wdrożenia

Każdy etap projektu powinien mieć określony czas realizacji, a także punkty kontrolne (kamienie milowe), które umożliwiają ocenę postępu prac. Dobrą praktyką jest też przypisanie odpowiedzialności po stronie klienta – np. za dostarczenie danych lub udział pracowników w testach.

Zadbaj o zapis o karach umownych za opóźnienia, jeśli dostawca nie dotrzyma ustalonych terminów.

3. Model rozliczenia i koszty

W umowie należy jasno określić model rozliczeń:

  • ryczałtowy (stała kwota za całość projektu),

  • godzinowy (stawki za pracę konsultantów, programistów),

  • etapowy (np. płatność po zakończeniu każdego etapu wdrożenia).

Dopytaj, czy cena obejmuje:

  • analizę przedwdrożeniową,

  • szkolenia pracowników,

  • wsparcie techniczne po wdrożeniu,

  • aktualizacje systemu.

Upewnij się, że w umowie nie ma zapisów pozwalających na doliczanie dodatkowych opłat za „niespodziewane” prace, które powinny być częścią standardowego wdrożenia.

4. Odbiory i testy

Każdy etap projektu powinien zakończyć się formalnym odbiorem – np. protokołem podpisanym przez obie strony. Przed odbiorem końcowym powinny zostać przeprowadzone testy:

  • funkcjonalne (czy system działa zgodnie z wymaganiami),

  • integracyjne (czy współpracuje z innymi narzędziami),

  • użytkownika (czy pracownicy potrafią go obsługiwać).

Odbiór bez testów to prosta droga do frustracji i poprawek na własny koszt.

5. Prawa do danych i kodu

Zadbaj o jasne określenie:

  • kto jest właścicielem danych przechowywanych w systemie (zawsze firma – nie dostawca!),

  • kto ma dostęp do kodu źródłowego w przypadku modyfikacji systemu,

  • w jaki sposób dane mogą być wyeksportowane po zakończeniu współpracy.

To szczególnie ważne w przypadku rozwiązań chmurowych.

6. Wsparcie i rozwój systemu

Wdrożenie to nie koniec – potrzebne będzie wsparcie techniczne, aktualizacje, rozwój oprogramowania. Ustal:

  • godziny i sposób kontaktu z serwisem,

  • czas reakcji na zgłoszenia,

  • zakres pomocy objętej umową,

  • dodatkowe koszty rozwoju systemu (np. tworzenie nowych raportów, modułów).

W przypadku Comarch ERP, warto upewnić się, czy partner wdrożeniowy oferuje również wsparcie w ramach Comarch Asysty Technicznej (CAT).

7. Zabezpieczenia na wypadek problemów

Dobrym pomysłem jest wpisanie do umowy:

  • procedury reklamacyjnej,

  • zapisu o możliwości rozwiązania umowy, jeśli dostawca rażąco nie wywiązuje się z obowiązków,

  • zabezpieczenia danych, np. kopie zapasowe, poziom SLA (gwarantowanego poziomu usług).

Podsumowując: dobra umowa wdrożeniowa ERP chroni nie tylko interesy Twojej firmy, ale także pozwala uniknąć nieporozumień, opóźnień i niekontrolowanych wydatków. Jeśli nie masz doświadczenia w tego typu projektach – warto skorzystać z konsultacji prawnej lub zaufanego partnera wdrożeniowego. Polecamy się 😉

Powiązany artykuł